中小企業・組合のためのマイナンバー制度対応

中小企業向けマイナンバー制度対応の備忘録冊子が出てきたのでメモ書き。一部個人的なメモあり。

マイナンバー制度とは

平成 27 年（2015）10 月から通知される 12 桁の個人番号。
平成 28 年（2016）よりマイナンバーは社会保障、税、災害対策の行政手続で利用される。
住民票を有するすべての国民に発行される（メモ：逆に住民票がない場合は対象外となる）。
法人（組合含む）は 13 桁の法人番号が付与される。

マイナンバーの目的は、国民の性格な所得情報の把握（メモ：社会保障費の増大。老人天国ニッポン）。また、市区町村と年金事務所の情報共有のための主キーとして使用。

マイナンバー（個人番号）

紐付けられる情報（個人）

氏名
住所
性別
生年月日

紐付けられる情報（法人）

名称
住所

組合・中小企業は、マイナンバーを社会保障・税制に関する事象に使用する。

雇用保険、健康保険、年金等の手続書類に従業員の個人番号を記入。
税務署への法定調書に、従業員、株主、取引先等の個人番号や法人番号を記入。

通知カードと個人番号カード

通知カードは、番号を記載しただけの紙。
個人番号カードは、ICチップの入った顔写真付きの公的証明証。

平成29年（2017）より、マイポータル（情報提供等記録開示システム）が運用開始予定。以下の機能が検討中（メモ：大手 SIer 受注。結局使えないシステム完成という悪癖か…）。

自分の個人情報を、いつ、誰が、なぜ提供したのか。
税金や年金の記録といった行政機関等が持っている自分の個人情報。
行政機関等から一人一人に合った行政サービス等のお知らせ。

マイナンバーを扱う者

個人番号利用事務実施者 = 行政機関（税務署、年金事務所等）

個人番号関係事務実施者 = 民間企業、社会保険労務士、税理士等

マイナンバー取得時の留意点

マイナンバー取得時（従業員から）には、番号確認と身元確認を行う必要がある。

番号確認
正しい番号であることの確認。
身元確認
従業員や取引先等が個人番号の正しい持ち主であることの確認。

以下のいずれかの方法でマイナンバーの確認・取得を行う。

個人番号カードでの確認。
通知カード（番号確認）と、運転免許証（身元確認）での確認。
個人番号の書かれた住民票（番号確認）の写し等と、運転免許証（身元確認）での確認。

マイナンバー利用時の留意点

中小企業・組合がマイナンバーを利用する際は、利用目的を本人に通知、または、公表する必要があります。

利用目的は複数可能。
利用目的を超えた利用、利用目的を後から追加することは不可。
当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更することは可能（メモ：問題が起こりそうですね…）。

マイナンバーは記事の留意点

従業員の退職や契約の終了等でマイナンバーが必要なくなった場合の破棄ルールを明確に定めます（メモ：各々でルールを策定）。

ルール策定の観点としては、誰が、何を（処理？データ？）、いつ（不要になった時点で即？）、どのように（シュレッダー？ PC データ？）、破棄（削除）するのか？

マイナンバーにおいての中小規模事業者の軽減措置

従業員 100 人以下の中小企業・組合は軽減措置が適用されます。

取扱規程の策定の義務

特定個人情報などの取り扱い等を明確化すれば OK。
事務取扱担当者の変更時は、確実な引き継ぎおよび責任ある立場の者の確認ができれば OK。

番号の削除や破棄時は、削除・破棄記録の保存義務

責任ある立場の者による確認ができれば OK。

適切なアクセス制御の実行

特定個人情報を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定することが望ましい。

Remember The Time